如何准备汇报材料

如何准备一个汇报材料

最近公司组织大家做工作汇报，当我们开始整理材料时，才发现自己干得活很多，可是能够汇报的却并不是很多。

领导并不关心很多细节，那么结果先行是一个重要的方式。对于自己的工作内容，如何组织语言和结构呢。

在两天时间里，我整理了三版汇报内容，每一版都让我都在尝试找到新的机会和亮点。

比如，我们可以用什么来结构来让呈现内容，这个架子是什么样的呢？

我首先想到的不是如何呈现内容，而是先把主要事项列出来，然后是寻找合适的线索，要有一条主线贯穿这些事情，这样有一个清晰的脉络。汇报最重要不是讲了自己做什么，而是让受众听懂自己在做什么。

这里要谈到的就是用户思维，用户的理解程度是影响我们汇报和讲说的基础，否则就会陷入自说自话。

那么对于受众而言，如何才能让他快速理解一件事呢？

常用的方法是打比方，或者列出关键点，对于新的名字或者新的事物要做好解释说明。

其次是说哪些内容，必须做取舍，要突出重点和关键，而不是面面俱到。取舍什么呢，取的是对方最想了解的，也有我们最想介绍的。精选几条，三点到五点。太多了容易让人接受难度增加。当然如果是必须汇报全部内容的时候，自然另外讨论。

最后是汇报的节奏和心态，很多人容易受其他人影响，或者心态紧张，从而导致汇报时发挥不佳，其实汇报需要预先设定一个目标，那就是不能看成是一个汇报，而是一次交流，当我们日常交流时，在舒缓环境下更容易充分思考并表达，而在紧张环境下容易把自己的注意力放在压力上。其实对于汇报还有一个准备的方法，那就是准备逐字稿，并且提前演练。准备逐字稿也是在梳理思路，而梳理思路又是再一次重组内容。