利用待办清单清空大脑——我的时间管理表格（2）

很多时候，我们之所以觉得累，并不是我们做了许多事，而是有许多事情还没做。准确的说，做完的事情多了，身累；没做完的事情多了，心累。相比起来，大多数人更愿意身累，毕竟心情舒畅了，身累都能解释为“充实”。

解决心累的根本办法，就是减少待办事项。要么努力完成待办事项，要么利用精要主义思维尽可能少的添加待办事项，或者同时而为。

有没有什么办法，能让待办事项一直是零？

答案就是待办清单。

也许你会说：这不是胡扯么，除非一直葛优躺，待办事项不可能为零。

你说的对。这里的零，指的是大脑里的待办事项一直是零。把所有待办事项都存到待办清单里，以此清空大脑，节省脑力和精力，全力高效投入一件事情。

有关待办清单的app多如牛毛，比如奇妙清单、滴答清单，都没毛病。不过，他们都不如亲手制作的适合自己的表格。

表格介绍

excel截图

这是我最近一周的待办清单，以此为模板简要介绍一下。

1、时间栏（第2行）。我的习惯是从周日开始一周，偶尔遇到春节或十一长假，根据情况决定一周的起讫日期，原则是方便计划这一周的事情。

2、分类、事情和内容（第2、3、4列）。分类请参考http://www.jianshu.com/p/1cc602674143；事情是进一步的分类细化，根据自己的习惯而定；内容写清具体的事情，方便理解即可。

3、重要度、紧急度（第5、6列）。这是根据史蒂芬柯维在《高效能人士的七个习惯》中提到的事情分类方法而设置的。每一个维度里最低一星，最高三星，根据情况进行评分。重要度大部分都会是三星，因为不重要的事情如休闲娱乐一般是不会列入清单的。至于紧急度，我把本周必须完成的列为三星，越快完成越好的列为二星，找个时间完成的列为一星。读者可根据自己的习惯设定星级标准。

心得：需要说明的是，这个星级评价不是一成不变的，比如办理护照现在对我来说不紧急，重要度也一般，但有可能突然有一个非常好的出国机会就在下个月，这件事就可能变成重要紧急的。所以这个待办清单需要及时更新，每周整理。

4、评级（第9列）。这一列同上一条中的重要度和紧急度关系密切，是一种补充和完善。我的对应法则是重要紧急为S，重要不紧急为A，紧急不重要为B，不重要不紧急为C，和传统的ABCD对应略有不同。毕竟我的地盘听我的，想用什么体系就用什么体系。有时事情比较多，可能还需要再细分，就会出现S+、A+，表示在S类、A类中更紧急。所以事情排序就会变为S+、S、A+、A、B、C。

心得：按照史蒂芬柯维的理论，我们应该投入较多的精力在A类事情中，其他事情尽可能的授权给他人做。但是作为最底层的执行者，身不由己，臣妾做不到啊。在职业初期，没有什么职权，特别是没有指挥他人的权力时，只能努力把S做完后，再做A。有时，S类多到总也做不完，就必须学会精要主义原则，删减自己的欲望，拒绝别人不合理的要求，以减少S类事情的数量。

5、预计番茄、投入番茄（第7、8列）。番茄即番茄钟，这里设定为半小时。预估事情需要的时间对于每日计划非常重要（p.s，每日计划下一篇文章单独讲）。投入番茄是对预估番茄的验证，目的是逐步提高预估番茄的准确率。

心得：如何准确预估时间？有一个讽刺但一针见血的说法：把你最初预计的时间加倍，也许都不够。因为人总是高估自己的能力，低估事情的困难程度，所以预估时间的时候，特别是在没有参考的情况下，可以按照加倍原理来做。有的事情属于周期性或经常性的，可以根据经验预估，不需要加倍，但一定要充分考虑各种困难情况出现的可能。

6、上榜日期、目标日期、完成日期（第10、11、12列）。上榜日期表示“第几周上榜”，比如1就是今年第1周被列入清单，它的存在也意味着，这件事我已经拖了一个月（4周）。目标日期中有4类：空白表示本周不安排，0-7一般表示本周周几前完成，2.18表示明确的日期，一般多用在聚会或会议上，3月表示远期的预计时间，近期不着急。完成日期只填0-7，表示周几完成。

7、棒不棒？（第13列）。这是给自己设计的小彩蛋，每当完成一项事情，即完成日期填写了具体数字时，利用公式，这一列会显示\(^o^)/~或o(>﹏<)o，表示提前、按时完成还是超时完成。同时，利用条件格式，清除这一行的颜色，再一次表明完成了这件事，会给自己增添小小的成就感。

使用方法

1、及时填写。只要出现待办事项，立刻填写到表格当中。完成或完成部分工作量，也要及时填写。

2、每周更新。新的一周开始前，把前一周的内容复制一下作为模板，删掉其中已完成的，重新排序，并制定大致的完成计划。

3、个人定制。EXCEL表格的最大好处就是可以根据需要进行调整。表格内容是根据自身实际情况制作的，并不一定适合每一个人。随着对时间管理理解的深入，对自身实际认识的加强，需要不断的调整和完善。

4、多表联动。待办清单只是个人管理表格中的一个，与它紧密相关的是每日计划，除此之外，月计划、年计划、目标清单等都会相互有联系，使用的时候要同步进行。

P.S.有需要表格的可留邮箱，使用过程中有问题可以交流。