办公室5S工作法

“办公室5S工作法”,5S工作法是职场中维持与改善职场办公环境的工作方法，5个S（下方括号中的字母为日语罗马字）分别代指：

整理（Seiri）：分清哪些物品有用，哪些物品没用，扔掉没用的。

整顿（Seiton）：能将必要的物品在必要的时间拿出必要的量。

清扫（Seisou）：打扫干净，日常使用的物品做到一尘不染。

清洁（Seiketsu）：保持上述整理、整顿、清扫的状态。

素养（Shitsuke）：督促其他人遵守整理、整顿、清扫的规则。

办公室5S工作法被众多跨国公司大力推广，并在提高工作效率方面取得了不俗的效果，主要分为五个步骤。

1．整理：区分有用和没用的东西，并把没用的东西扔掉

这一部分的难点主要在于如何区分有用和没用的东西，在判断某一件物品在将来一段时间是否有用时，谁都无法做出明确的回答。

5S工作法建议可以设定一个具体的期限，比如3个月或者半年，如果过了这个具体期限，这件物品还没有派上用场，那么毫无意外，这件物品对你来说已经没用了。

2．把有用的东西进行二次整顿

即使把没用的东西扔掉，依然不能保证能很快地找到想要的东西，这个时候要做的事情就是把有用的东西进行二次整顿，比如把笔记本和计算器等常用的东西放在伸手就能拿到的地方，用便签把所有的文件夹贴上标志。

这样，不管是谁来找对应的资料，都可以在最短时间之内找到需要的资料，无形之中提高了自己在办公室内的工作效率。

3．用“清扫”避免破窗效应的蔓延

破窗效应（Broken windows theory）本来是犯罪学的一个理论，但也常被应用在工作效率的说明中，破窗效应认为环境中的不良现象如果被放任存在，会诱使人们仿效，甚至变本加厉。

如果一栋楼上有一些窗不被修理好，可能将会有人破坏更多的窗户，最终整栋楼的窗户都会被破坏掉。

如果一面墙上有一些涂鸦没有清洗，很快墙上就会布满各种乱七八糟的东西。

如果一条马路上有些垃圾没有清理，不久后就会有更多垃圾，最终人们会理所当然地将垃圾顺手丢弃在地上。

同理，一个办公室，如果有很多杂物或垃圾没有被及时清理掉，很快办公室的整体清洁水平会迅速下降，而办公室整洁水平的下降必然会影响员工的工作效率。

通过每天的清扫工作，除了让视觉感官更加舒服之外，还可以提高个人的工作集中力，因为你所能看到的只有与工作有关的东西，那些没有用的东西已经被清理掉了。

如果你的文件资料都是随意地堆放在桌子上，那么出现了什么变化，连你自己都不会发掘，但如果清扫之后，整个办公室是一个有序的状态，那么你也会入乡随俗地把自己的桌子布置得很整齐。

4．你可以不西装革履，但你的T恤必须很清洁

日常生活中的“邋遢”可以认为是某个人在生活中懒散无度，不爱收拾整理。而工作中的“邋遢”则指某些人认为收拾自己或者办公环境是在浪费时间，他们宁可把时间浪费在玩手机游戏上，也不愿意让自己的仪容看起来更整洁一点。

所以办公室5S工作法的第四个“S”就是指让上面三个“S”可以长期保持下去，至少为自己制定一定的标准，可以按时清理整顿，如果只是心血来潮地完成了前三个“S”，没几天又故态复萌，5S工作法就没有任何意义了。

5．素养才能习惯成自然

5S中最难实行的就是“素养”，与公司中的规章制度相类似，在最开始执行的时候，大家都会竭尽全力地去维持，但随着时间的推移，很多工作方式就会无法继续推行下去，比如部门要求每周进行一次办公室的卫生检查，最开始的时候大家都会热火朝天地行动起来，但过不了几周，很多人都会忘记这件事情。

究其原因，是因为即使达成了第四个“S”，大家也对完成5S工作法的必要性没有明确的认识，这时候，如果管理者可以以身作则进行示范，并且设置部门奖励机制的话，前面四部分的工作才能够真正落到实处。