读书笔记—尽力去做-无压工作的艺术（二）

横向管理工作进程的5个阶段

核心秘诀

1. 收集一切引起我们注意力的事情;

2. 加工处理后，确定它们的实质以及解决方法;

3. 组织整理得出的结论;

4. 把它们列为我们行动的选择方案;

5. 行动，这就 构成了我们生活中的“横向”管理层，随时添加新事务。

收集

它们只代表着那些你必须处理的事情。而在将来的某个时间，你还将处理和回顾这些事情。

百分之百地捕获一切“未尽事宜”

为了消除“桶上的一切漏洞”，你需要寻找和搜集一切符号或者代表物，临时地代表任何个人生活中或工作上的事物，重大的或细小的，迫在眉睫的或无关紧要的， 那些你认为应该有别于当前状况的事情，以及在你内心深处希望多多少少有所改观的情况。

收集工具

• 实实在在的工作篮
• 纸制的记事簿
• 电子记事簿
• 录音设备
• 电子邮件

影响成功收集的因素

1. 未完成的事务应该在收集系统中，而不是大脑里
2. 尽可能控制手机工具的数量，够用即可
3. 定期清空这些设备

把一切赶出大脑

最大限度地减少手机设备的数量

定期清空收集工具

把信息取出来，然后判定这些东西的实质，并采取什么样的措施。

行动管理系统

如何清空工作篮，加工处理

1. 这是一件什么工作
2. 可否付诸行动
3. 下一步行动是什么
4. 两分钟是否能搞定
5. 实施

组织管理

8个自成体系的结构
不可能采取行动的事务分为垃圾、孵化工具和参考资料储存器

• 垃圾（不需要立即行动）
• 孵化工具
• 参考资料储存器

下一步行动的种类
不必要记录2分钟内可以搞定的工作，也没必要记住已经告一段落的事情。
需要记录的事：

• 某一个特定时间或者日期会发生的事情（记录到日程表中）
• 那些处理得越快越好的事情（添加到下一步行动清单中）
• 你等待其他人去办理的事情（填入等候目录中)

日程表
提示信息分成两大类：

1. 某一具体的日期或者时间里要发生的事情

   1. 在某一确切时间里采取行动
   2. 在某一确切日期里采取行动
   3. 在某一个确切的日期里将要获取的信息

2. 应该即刻予以办理且越早动手越好的事情

   1. 下一步清单，小事情在进行聚合分析

不能够立即落实的工作

• 垃圾

  • 没有潜在行动价值或者参考价值的东西统统扔掉

• 孵化器（每周进行回顾）
  （偶然的启发、距离行程日期太过遥远）

  • 将来某时/也许
  • 备忘录

• 参考资料

  • 暂时不能采取行动，但是很重要的资料，第七章详解

回顾

每隔一段时间，全面的回顾一下自己的生活和工作的情况。
具体执行，可以每周再次浏览一下未完善的工作和未完成的问题。
回顾的内容和时机
个人的组织管理系统，

• 工作任务清单
• 工作日历（日程表）
• 下一步行动清单
• 待处理清单

所以经常回顾你的清单，把他们赶出大脑
成功的关键因素：每周查阅
每周查阅就是做以下事情：

• 收集和加工处理所有的“材料”
• 回顾和检查你的系统
• 更新各类清单
• 做到清洁、清楚、实时和完整。

注意：大多人在清理、了结、阐明了他们所有的协议，并与别人重新审议这些协议后，都会感到心满意足、状态良好、注意每周都要坚持

行动

每一个行动决策都是凭直觉做出的。问题在于，如何从希望这个选择正确的过渡到对它的正确性深信不疑。
选择行动的三个范例
当你需要处理的事情远远地超越了你的应付能力，你需要做的便是相信自己的选择。

1. 在某一时刻，决策行动的4个标准模式

   1. 环境
   2. 时间
   3. 精力
   4. 重要性

2. 评估每日工作的3种模式

   1. 处理先安排好的工作
   2. 处理随时冒出来的时间
   3. 定义你自己的工作

3. 回顾和检查工作的六个标准的模式（高度对比）

   • 5万英尺：生活
   • 4万英尺：3-5年的展望
   • 3万英尺：1-2年的穆鸟
   • 2万英尺：责任范围
   • 1万英尺：当前的工作
   • 跑道：目前的行动

由下至上入手