缘由

其实，我本人是一个爱折腾各种工具的人，当旁边的同学还在玩游戏时，我已经在钻研 GTD 理论，并且读了几本相关的书。

如果硬要说我和别人有什么差距的话，那就是一些细节打磨的还不是很完美，比如作数学题总是忘写最后一步证明之类的......

好了，说回正题，其实我重构笔记体系的最重要原因是现有的体系在高强度的网课使用下已经游走在了混乱的边缘，作为一名追求效率的学生，肯定是要用需求推动研发，以此也检验一下我是否拥有笔记软件大规模整理的能力。

先给大家看一张我整理前的目录图：

整理前

可能相比于我们班其他同学算比较整洁了，有些同学的资料都是乱放的，要的时候就靠老师现发，导致文件大量重叠，还要耗费时间做去重操作，不过我们也没办法解决别人的问题，还是先把自己的一亩三分地管好，也顺便给别人做个榜样吧。

先来梳理一下需求：

• 我需要每条笔记在 5 次点击内被找到，经常使用的笔记最好是 3 次以内。
• 我需要有一个统一的 Inbox，对各种来源的信息进行临时收集，之后择期整理。
• 我需要这个体系可以扩充，并且做到不重不漏。

好了，现在我们已经知道需求了，这项任务的完成度已经达到了 20%，可以开工了，哦不，在开工之前，还有一些注意事项。

注意事项

首先，为了避免出现失误导致文件丢失或者找不到，你应该将全部文件夹放入一个新的位置进行保存，最好是本地，和笔记软件隔离开。目前我了解过的印象笔记和有道云笔记都可以把数据导出为一个文件，建议大家操作前先导出一下。

有道云笔记导出数据

最好选择一个相对事情比较少的时间进行整理，因为如果事情太多，整理到一半就可能会有其它任务插入，会打断思路，也有可能造成进一步混乱。

最后，为了防止多平台同步出现问题，请在其它设备上登出笔记软件，或者将设备断网，记得将所有文件先同步一遍，避免自动合并功能出现问题导致产生大量冲突文件。

看一眼你的同步流量/存储空间，避免因为流量/空间不足卡在一半。

好了，做完这些事情，我们终于可以正式开始盘它了。

选择适当的分类方式

分类方式有很多种，大家可以根据自己的喜好和实际需求来进行选择，这里给出几个常用方式进行参考：

• 杜威十进制分类法：000、001、100 这样分类
• 连续数字排序分类法：1_xxx 下面有个 2_xxx 之类的
• 首字母排序法：用笔记软件默认按照 A-Z 顺序排列的特性进行分类

这里给出一个表格，列举了各种方式的利弊：

分类方法	层级限制	目录结构	检索难度	重码率	备注
杜威十进制分类法	三级	较扁平	低	中	印象笔记常用
连续数字排序分类法	无限	深	高	高
首字母排序法	无限	扁平	中	低

表格中的“重码率”指的是编码出现重复的概率，这里只考虑了一般用法，如果用法比较独特另当别论。

我使用的是杜威十进制分类法，但是我并没有使用印象笔记，追根溯源不是印象笔记不香（印象笔记的用户群体可以甩有道云几条街），反倒是因为有道云基础功能免费，要是印象笔记给免费用户每月 200M 上传流量，我立马迁移过去。

好了，现在相信你也已经知道自己看中的是哪个分类方法了吧，别着急，先把总体架构建好，像我这样：

基础架构

先别着急往里面填文件，我们先继续深入，举个例子，我的"学校资料"文件夹是这样的：

学校资料文件夹

可能眼尖的小伙伴注意到了，为什么“140”后面直接是“160”，“150”去哪里了？其实这是为了给即将到来的化学科目留下空间，避免在新科目开始时花费时间更改序号。

由于序号对应的子目录下的文件夹是继承关系，所以一旦父文件夹更改序号，为了保证查找的完整性，下级目录的序号必须更改。

我曾经尝试过寻找一个可以实现自动化编号的软件进行笔记管理，可惜没有实现，而有道云笔记不开放 API，我的 Python 技术也派不上用场。

这里有一个大家很容易踩坑的地方：知识库文件夹的整理。

如果你使用的笔记软件支持多级标签嵌套，你完全可以建立一个叫做“知识库”的标签，在下方细分领域，或者建立几个和你的涉足领域相关的标签，在下面细分知识点，就像这样：

- 知识库
    - PM
    - Python
    - Power BI
    - 时间管理
    - 任务管理

或者这样：

- Python
    - GIL
    - 面向对象编程
    - 多进程
    - 文件 IO
- 时间管理
    - 番茄工作法
    - 时间记录

但是我使用的有道云笔记虽然支持多级标签嵌套，但有三个致命硬伤：

• 只能在电脑端和网页端上查看，手机端上标签会被展开变成平级关系。
• 如果在一个子标签中添加笔记，父标签中搜索不到子标签笔记
• 无法实现可靠的自动联想

这三个问题迫使我放弃了标签系统，转而使用文件夹来进行管理，我的文件夹目录大概是这样：

很不科学就是了

PPT 是我主攻领域之一，里面分为两大块：素材和案例。

其实我不应该把素材放到这里的，但是坚果云对素材的管理维度实在不多，只能采用这种方式，坚果云对我来说就是个 backup，在硬盘出问题的时候用的，平时坚果云 APP 甚至会出现在手机的“不常使用应用”列表里。

素材的话，其实主要还是图片素材，比如图标，比如背景图（当然有一些自动生成的网站例外），插图之类，不过我还是建议大家不要囤积太多素材，用的时候再去找就好，现在很多插件，比如 ISlide，都可以实现免版权的素材检索功能。

案例，则是一些比较有名的 PPT 工作室做出来的优质作品，或者一些 发布会的 PPT 我都会收集起来，有时照着做几页可以放在个人简介里占位。

总之，不建议大家大量囤积素材，仓鼠病的后果只能是——

印象笔记，你的第二垃圾桶

归类，归类

好了，文件体系搞定，我们开始填文件。

按照从最低级文件夹向最高级文件夹的顺序，将文件放入相应文件夹，如果遇到没办法分类的文件，就连文件夹带文件拖入“000-未整理”文件夹中。

如果遇到某些文件命名格外乱，打算好好整理一下，别着急，不要影响现在的主要工作——迁移文件，你可以先记录下来，这时新文件体系的优点就显露出来了，我们可以直接记下文件夹编号，哪怕不同层级有相同命名的文件夹（当然我不建议出现这种情况），也可以准确定位目标。

比如这样

最终，你的底层文件夹内应该是这样：

是的，学生党

这里还有一点需要提醒，最好不要在这几级文件夹中出现脱离主层级的文件，每个文件都应该有一个可以定位的三位编码。

最好这样做：

- 000-xxx
    - 010-xxx
        - 011-xxx
            **这里是你的文件**

最好不要这样做：

- 000-xxx
    - 010-xxx
        **这里是你的文件**
        - 011-xxx

处理冗余文件

冗余文件一般分为三种：

• 重复的文件
• 没有价值的文件
• 无法找到的文件

对于重复文件，我们最好的处理方式是实践一套规范的文件命名方式，这样在同样内容的文件被放入同样文件夹内时，会被自动更名或是报错，比如我对英语学案的命名是英语_Mxxx第yyy课时学案，这样在相同模块（Module）相同课时的文件被放入 163 文件夹（对应文件夹的编码为 163）时，就会弹出一个提示：

文件重名提示

这时，我就知道有文件内容相同了，一般我都是点击“取消”，将新文件放在原文件夹中，如果我保证两个文件版本不同，则会点击“覆盖”，如果真的刚好命名相同，我会去更改命名体系，而不是选择“重命名”，避免出现这种情况：

令人深恶痛绝

没有价值的文件，一般都是一些收藏的文章，最后从“稍后阅读”变成了“稍后不读”，到头来只落得个占用空间/上传流量的下场。

我的对策是，一一打开查看，如果内容依然充实，就略微调整排版，去除无关内容后放入对应分类，如果没有意义或者内容过时，就直接删除。

这里有一点需要向大家说明，保存的内容一般都是有时效性的，比如在现在保留 Python 3.6.4 的安装包是没有意义的，因为 Python 3.9 都要发布了（除非是一些服务有依赖，但是收藏文章不存在这类问题）。

无法找到的文件，比如命名过于混乱的文件，或者没有放入对应位置的文件。

这里有些人会说：我用的印象笔记，高级会员连 Office 文件和 PDF 文件内的文字都能搜，甚至还能 OCR 出图片中的文字，怎么还会有检索不到的问题？

确实，你可以搜到，但是没有被合理命名和归类的笔记就像思维导图中没有链接的节点，没有任何作用。

所以，我建议大家将所有文件及时重命名，这样一方面便于查找，也可以避免一部分重名问题发生，因为很多软件的导出文件命名是相同的。

复盘与后处理

恭喜你，你已经完成了文件体系的整理，但你是否还记得，我们曾经记录下了一些任务，去整理某些文件夹内的文件？现在可以拿出任务清单了，在空闲时间将文件重命名，并记得清空 Inbox 文件夹，最后检查一下是否有出现问题的编号。

将原有的文件体系删除，删除之前先确认是否还有遗留文件。

现在，才是决定你的整理是否成功的关键一环：将文件同步到远程服务器，然后在其它设备上卸载软件重新安装，彻底避免出现冲突的可能性。这里我偷了个懒，只清除了软件缓存，一般来说是要删除数据的。

现在，重新登录你的账号，然后断开网络，打开设置，取消所有离线下载的文件夹，避免消耗过多同步流量和时间，然后重新打开网络，等待同步完成。这一步中，你最好监视同步情况，如果出现文件冲突，先断开网络再处理。

当然，如果你想要万无一失，也可以再导出一遍数据到本地。

所有设备同步完成，请再次检查是否有同步问题，然后登录网页端，清空回收站。

Victory！你成功了！

最后瞟一眼你的剩余流量/存储空间，确保不影响正常使用，为避免占用空间，也请一并删除存储在本地的备份文件，当然，是否删除随你。

后记

这篇文章写的还是比较让我满意，前前后后也是花了我两天时间，笔记体系整理的整个过程耗费了大概三天，还好这段时间没有太多新文件。

文中的图是整理过程中截的，当时我已经有这个打算了，所以提前准备了素材。

如果大家想要迁移笔记软件，此教程也适用，先整理好再迁移更省时间，尤其是印象笔记到其它软件的迁移。

我本人是个大象粉，但是因为高级会员实在无法负担（写文赚钱少），并且免费账户的同步流量着实不够用，最终无奈选择了有道云笔记，其实使用过程中也是多多少少有一些 bug，不过按照五星评分的话，我可以打 4 星，一星扣在了标签不适用和 Markodwn 手机端编辑体验不好上，当然我用了纯纯写作后，后者倒是有了一定改善。

如果可以入简书银牌会员，等回本了我第一个买的就是印象笔记的会员，然后是纯纯写作的买断版，最后才是滴答清单。

印象永存，高效生活必备应用。